Inventário em drogarias: o guia completo para farmácias

O que é inventário em drogaria

Inventário é a contagem física de todos os produtos em estoque — na área de vendas, no depósito, atrás do balcão e no armário de controlados — e a comparação dessa contagem com o que o sistema de gestão diz que existe. A diferença entre as duas é chamada de divergência (ou quebra, quando é falta).

Na farmácia, o inventário tem uma particularidade: além de quantidade, ele precisa considerar lote e validade, porque um mesmo medicamento pode ter vários lotes com vencimentos diferentes, e porque parte do estoque — os controlados — está sujeita a regras sanitárias específicas.

Por que ele é tão importante na farmácia

O varejo farmacêutico tem uma combinação que deixa o estoque especialmente vulnerável:

• Milhares de SKUs em espaço pequeno: medicamentos de referência, genéricos e similares, além de perfumaria, higiene, dermocosméticos e suplementos.
• Alto valor por volume: uma caixa pequena pode custar centenas de reais. Poucas unidades erradas já fazem diferença no resultado.
• Validade: produto vencido não pode ser vendido e precisa ser segregado. Sem controle, o vencimento vira perda total.
• Itens visados por furto: dermocosméticos, protetores solares, suplementos, testes e perfumes estão entre os mais visados.
• Reposição automática: muitos sistemas sugerem compras com base no estoque registrado. Se ele está errado, a compra também fica errada — sobra o que não vende e falta o que vende.

Na prática, o inventário bem feito impacta quatro frentes ao mesmo tempo: conformidade (fisco e Vigilância Sanitária), resultado (CMV e margem reais), vendas (menos ruptura) e segurança (identificação de furtos e falhas de processo).

O que a lei exige: fiscal e sanitário

Obrigação fiscal

• Toda empresa comercial deve levantar o inventário de mercadorias ao menos uma vez por ano, em geral na data do balanço, 31 de dezembro, e registrá-lo no Livro de Registro de Inventário. A exigência vale também para empresas do Simples Nacional.
• Contribuintes obrigados à EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal) informam o estoque no Bloco H (registros H005/H010). O inventário de 31/12 normalmente é entregue no arquivo referente a fevereiro do ano seguinte.
• Empresas do Lucro Real precisam do inventário ao fim de cada período de apuração (trimestral ou anual) para apurar o custo das mercadorias vendidas.
• O estoque inventariado é a base do CMV: estoque inicial + compras − estoque final. Estoque final errado distorce o lucro e os impostos calculados sobre ele.

Obrigação sanitária

• Os medicamentos e substâncias sujeitos a controle especial (Portaria SVS/MS nº 344/1998) devem ser guardados em local exclusivo, com chave, e o estoque físico precisa coincidir com a escrituração, sob responsabilidade do farmacêutico.
• As Boas Práticas Farmacêuticas (RDC Anvisa nº 44/2009) exigem procedimentos de controle de estoque e a segregação de produtos vencidos ou impróprios para venda.
• Na troca do farmacêutico responsável técnico, é prática essencial fazer o levantamento dos controlados para que a responsabilidade seja transferida com o estoque conferido.

Tipos de inventário

Periodicidade ideal (calendário)

A lei exige o mínimo anual. Mas uma drogaria que só conta o estoque em dezembro passa onze meses tomando decisões com base em números que podem estar errados. Com base na rotina de farmácias, recomendamos:

Curva ABC aplicada à farmácia

A curva ABC classifica os produtos pela participação no valor do estoque ou nas vendas (princípio de Pareto). Na farmácia, ela é o coração do inventário rotativo:

• Curva A — aproximadamente 20% dos itens que representam cerca de 80% do valor. Medicamentos de alto custo, dermocosméticos e campeões de venda. Contar com mais frequência.
• Curva B — itens intermediários, cerca de 30% dos SKUs e 15% do valor.
• Curva C — a maioria dos itens (cerca de 50%) com pouco valor total. Contar com menos frequência, mas sem esquecer validade.

Combine a curva ABC com um segundo critério — risco. Um item da curva C muito visado por furto deve entrar em ciclo curto mesmo assim.

Indicadores que você deve acompanhar

Checklist: como preparar a loja

• Lançar todas as notas fiscais de entrada, transferências e devoluções no sistema antes da contagem.
• Separar e identificar produtos vencidos, avariados e em troca com fornecedor.
• Organizar gôndolas e depósito: mesmo produto junto, sem itens misturados atrás de outros.
• Conferir o cadastro: códigos de barras duplicados, produtos sem EAN e apresentações fracionadas.
• Definir o horário de congelamento do estoque e combinar como ficam as vendas durante a contagem.
• Garantir a presença do farmacêutico responsável para a contagem dos controlados.
• Liberar acesso ao depósito, armário de controlados, vitrines e balcão.
• Exportar o estoque do sistema (quantidade e custo) para a comparação final.

Como funciona o dia do inventário

1. Briefing: a equipe confirma o mapa de setores, horários e regras com o gerente e o farmacêutico.
2. Congelamento: o estoque do sistema é "fotografado" no horário combinado; movimentações a partir daí são controladas.
3. Contagem por endereço: cada gôndola, prateleira e área recebe uma identificação, e os contadores leem os produtos com coletores de código de barras.
4. Controlados à parte: o armário de controlados é contado por lote, com o farmacêutico acompanhando.
5. Recontagem: itens com divergência relevante (em quantidade ou valor) são recontados por outra pessoa antes de encerrar.
6. Fechamento: o arquivo final é gerado no formato do sistema da farmácia e a loja é liberada.

Erros mais comuns

• Contar só em dezembro e descobrir o problema quando já não dá tempo de corrigir.
• Não registrar notas de entrada e devoluções antes da contagem — a divergência aparece, mas não é real.
• Confundir apresentações (caixa com 10 × 30 comprimidos, unidade × caixa, fracionados).
• Esquecer estoques fora da área de venda: depósito, vitrine, balcão, produtos em troca com fornecedor.
• Ajustar o estoque sem investigar a causa. O ajuste corrige o número, mas não corrige o processo.
• Usar a própria equipe cansada após o expediente, sem dupla checagem — quem opera o estoque não deve ser o único a auditá-lo.

O que fazer com o resultado

• Analisar por categoria: onde estão as maiores faltas em valor? Perfumaria, dermo, genéricos?
• Separar causas: erro de recebimento, venda trocada no caixa, furto interno ou externo, vencimento, cadastro duplicado.
• Corrigir processos: conferência cega no recebimento, câmeras e lacres em áreas críticas, revisão de cadastros.
• Agir na validade: negociar troca com fornecedores, promover itens a vencer e segregar vencidos.
• Definir o próximo ciclo: transformar as categorias problemáticas em contagens rotativas frequentes.

Glossário

• SKU: código único de cada item (produto + apresentação).
• Divergência: diferença entre estoque físico e estoque do sistema.
• Quebra: perda de mercadoria por furto, avaria, vencimento ou erro.
• CMV: custo das mercadorias vendidas.
• Bloco H: parte da EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal) onde é informado o inventário.
• Portaria 344/98: norma que regula substâncias e medicamentos sujeitos a controle especial.
• RT: farmacêutico responsável técnico pela drogaria.
• Curva ABC: classificação dos itens por importância em valor ou vendas.